アンケートに回答があった際のメール通知を複数のユーザーに送信する

Formsでアンケートへの回答があった場合に通知を受け取るには「各回答の通知をメールで受け取る」というオプションを有効にします。

しかしこのオプションで通知される対象はフォームの所有者のみで複数人への通知メール送信には対応していません。

ちなみにFormsで「共有して共同作業する」というオプションがありますが、ここでアクセス権を付与したとしても通知対象とはなりません。

ではどうすれば？

ということでPowerAutomateを使い、フォームへの回答をトリガーとした通知メールの送信フローを作成していきます。

通知フローを作成する

PowerAutomateを開き、［＋新しいフロー］－［自動化したクラウドフロー］をクリックします。

フロー名を設定し、トリガーは「新しい応答が送信されるとき（Microsoft Forms）」を選択します。

トリガーの「フォームID」は対象のフォーム名を選択します。
自分が所有者となっているフォームが選択可能です。

続いてフォームの情報を取得するアクションを設定していきます。
アクション名は「応答の詳細を取得する（Microsoft Forms）」です。

「フォームID]は対象のフォーム名、「応答ID」は動的なコンテンツから「新しい応答が送信されるとき」の「応答ID」を選択します。

最後にメールを送信するアクションを設定します。
アクション名は「メールの送信（V2）」です。

「宛先」に通知先となるメールアドレスを入力します。
「件名」は通知メールの件名ですので任意の文字列を入力します。
「内容」ですがHTMLで書いていきますので「コードビュー」をクリックしましょう。

以下のように本文をHTMLで入力していきます。
回答の内容は「応答の詳細を取得する（Microsoft Forms）」で取得した動的なコンテンツを代入します。

動的なコンテンツは<pre>タグでくくるのがポイントです。

<pre>は「preformatted text（整形済みテキスト）」の略で、ソース中のスペースや改行などをそのまま表示することを意味します。

例えば自由記述でだらだらと長文が書き込まれた場合、タグが無いと改行マークが失われ1行で表示されてしまいます。

今回のサンプルHTMLソースコードを載せておきます。

<p>アンケートに回答がありました</p>
<h3>回答者メールアドレス</h3>
<pre>Respoders' Email</pre>
<h3>正直、どうでしたか？</h3>
<pre>Formsの設問</pre>

ここまで出来たら［保存］をクリックし完成です。

こんなフローになりました。

非常にシンプルですね。

動作確認

作成したフローを試してみましょう。

まずはアンケートに回答します。

しばらくすると…

アンケート内容がメールで送信されました。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

PowerAutomateは各サービスの足りないところを補ってくれるので重宝しています。

しかも今回のフローは難しいコードを書くこともなく非常に簡単なものです。

皆さんも是非PowerAutomateを活用してみてください。

意外と簡単に現在抱えている問題を解決できるかもしれません。